Mantenimiento e Incidencias

Rentas App registra cada reporte de falla como una Incidencia de mantenimiento clasificada por categoría – plomería, eléctrico, estructura, seguridad o áreas comunes – y asignable directamente a personal, de modo que el administrador deja de depender de mensajes sueltos de WhatsApp para saber qué se reportó, quién lo atiende y cuánto costó resolverlo.

Que resuelve

Antes de este módulo, una fuga de agua o una falla eléctrica se reportaba por WhatsApp al administrador, quien la reenviaba de memoria al plomero o al electricista en turno, sin que quedara registro de cuándo se reportó, quién la resolvió ni cuánto costó la reparación. Cuando el propietario preguntaba por qué bajó su ingreso ese mes, el administrador tenía que reconstruir el gasto de mantenimiento a mano, buscando entre chats y notas sueltas, y muchas veces esa reconstrucción llegaba incompleta o tarde.

Rentas App resuelve esto con Incidencias de mantenimiento clasificadas en cinco categorías fijas – plomería, eléctrico, estructura, seguridad, áreas comunes – y asignables a un miembro específico del personal. Cada Incidencia queda con su categoría, su responsable y su costo real desde el momento en que se registra, y ese gasto real se resta directamente del estado de cuenta del propietario, sin reconstrucción manual ni depender de la memoria de nadie.

Esto también resuelve un problema de responsabilidad: cuando cualquiera podía reportarle al administrador por el canal que fuera, era fácil que dos personas reportaran la misma fuga por separado, o que nadie diera seguimiento porque no estaba claro quién debía resolverla. Al asignar cada Incidencia a un responsable específico dentro del personal, queda claro desde el registro quién tiene que actuar, y el administrador puede dar seguimiento por categoría – por ejemplo, revisar cuántas incidencias eléctricas se reportaron en un edificio en los últimos seis meses, algo imposible de reconstruir desde una bandeja de WhatsApp.

Como funciona

1. Se registra una Incidencia de mantenimiento sobre una Unidad o Propiedad, clasificándola en una de las cinco categorías: plomería, eléctrico, estructura, seguridad o áreas comunes.
2. La Incidencia se asigna a un miembro del personal de mantenimiento o limpieza.
3. El personal asignado accede a su propio portal, protegido por RLS, donde ve únicamente las incidencias que le corresponden a él – no las del resto del equipo ni las de otras propiedades del portafolio.
4. El personal actualiza el estatus de la Incidencia conforme avanza la atención, hasta marcarla como resuelta.
5. Al resolverse, se registra el costo real de la reparación asociado a esa Incidencia.
6. Ese gasto real de mantenimiento se resta automáticamente del estado de cuenta del propietario del periodo correspondiente, junto con la comisión de administración pactada.
7. El administrador puede revisar el historial completo de incidencias por propiedad, por categoría o por miembro del personal, sin depender de buscar entre conversaciones antiguas.

Categoría de incidencia	Ejemplos típicos
Plomería	Fugas, obstrucciones, falta de presión de agua
Eléctrico	Cortos, apagones parciales, fallas de instalación
Estructura	Grietas, humedad, daños en muros o techo
Seguridad	Chapas, cámaras, control de acceso
Áreas comunes	Elevadores, jardines, alumbrado compartido

Preguntas frecuentes sobre mantenimiento e incidencias

¿El personal de mantenimiento ve todas las incidencias de todas las propiedades del portafolio? No. Cada miembro del personal accede a su propio portal, controlado por RLS, y solo ve las incidencias que se le asignaron directamente a él.

¿El gasto de una incidencia afecta el estado de cuenta del propietario? Sí. El costo real de la reparación se resta del estado de cuenta del propietario, junto con la comisión de administración, para reflejar el ingreso neto real del periodo.

¿Qué categorías de incidencia soporta Rentas App? Cinco: plomería, eléctrico, estructura, seguridad y áreas comunes, cada una asignable a un miembro específico del personal.